Legalisointi (Legalization)

 

Konsulaatti vahvistaa...

Legalisointi tarkoittaa, että konsulaatti laillistaa erään dokumentin omalla leimallaan ja tekee siitä laillisen dokumentin omassa maassa. Monta eri tilannetta Suomen ja eri maitten välisessä kaupankäynnissä löytyy jolloin legalisointi-leima on pakollinen eri dokumentteihin. Kauppalaskuissa, sopimuksissa, valtakirjoissa jne.

Legalisointi käy näin: Sinä kirjoitat asiakirjan firman paperille, henkilö jolla on firman allekirjoitusoikeus allekirjoittaa. Tämän jälkeen julkinen notaario (Notarius Publicus) vahvistaa omalla leimallaan, että henkilöllä, jonka allekirjoitus näkyy dokumentissa, on oikeus allekirjoittaa kyseistä dokumenttia firman puolesta. Tämän jälkeen Suomen ulkoasiain ministeriö vahvistaa omalla leimallaan, että julkisen notarion allekirjoittaja on "oikea". Lopuksi dokumentti viedään k.o. maan konsulaattiin, joka vahvistaa, että Suomen UM:n leima on "oikea".

Konsulaatit tarkistavat henkilö-listoilta, jotka he ovat saaneet Suomen UMstä, ja vertailevat allekirjoituksia, että allekirjoittava henkilö löytyy listalta. Yleensä konsulaateilla ei ole muuta kun Ulkoasiain ministeriön listoja, ja eivät siis voi laillistaa esim julkisen notaarion, tai kauppakamarin leimoja kun heillä ei ole mitään tietoja niistä, ja niiden henkilökunnasta. Tärkeätä on tietää, että konsulaatti ei ota sen enempää kantaa dokumentin sisällöstä, tarkistaa ainoastaan minkä tyyppinen dokumentti on kyseessä, että dokumentillä on jotain tehtävää oman maan asioihin ja laillistaa sen jälkeen ulkoasiainministeriön leiman. Dokumentti on tämän jälkeen laillinen dokumentti k.o. maassa.

On olemassa konsulaatteja joilla on jopa Suomen kauppakamarien nimi-listoja - siinä tapauksessa UM:n leimaa ei tarvita kaikissa tapauksissa.

Kaikilla konsulaateilla on leima-maksu, ja maksujen suuruus vaihtelee reilusti. Kysy meiltä.