Kutsukirjettä kysytään yleensä liikemiesviisumille joskus sitä kysytään myös turistiviisumille, jos k o maa ei ole "turistimaa". Se on kirje jossa sinun kontaksi k.o. maassa lyhyesti kertoo konsulaatille, että hän kutsuu sinut liikeasioissa luonsa. Oikein kirjoitettu kutsukirje kunnoittaa seuraavat::
- Se osoitetaan aina k.o. maan konsulaattiin.
- Se tulostetaan aina firman logo-paperille.
- Siitä löytyy aina matkustajan (anojan) täydelliset tiedot, eli nimi, passin numero.
- Se kertoo mitä tehtävää sinulla on siellä.
- Se antaa kaikki omat tiedot, nimi, yritys, osoitteet ja puhelinnumerot.
Takuukirje on yleensä kopio . ja suurin osa konsulaateista hyväksyy kopion - kysy jos on epäselvä tilanne.
Joissa tapauksessa vaaditaan, että kirje leimataan k.o. maan kauppakamarissa - tämä seisoo ohjeissa siinä tapauksessa.
Kutsukirje voi myös tulla suoraan k.o. maan ulkoasiainministeriöstä. Tämä tarkoittaa, että sinun viisumi on päätetty valmiiksi. Konsulaatti ei tässä voi päättää, että annetaanko vai ei, jos sinä vain toimitat ohjeidenmukaisen anomuksen, niin viisumi on annettava. Jotkut konsulaatit tekevät viisumeja ainoastaan tällaisen puollon pohjalla, heillä ei edes ole oikeus päättää asiassa. Ohjeissa seisoo aina mitä tarvitaan.
Usein saamme kuulla, että k o maan konntakti on sanonut, että "puolto on konsulaatissa, ja viisumi valmis - viekää vain passi sinne..." (eikä muuta) Tämä ei pidä paikkansa. Konsulaatin ohjeet ovat aina voimassa vaikka viisumi annetaan puollon kautta. Eivät koskaan anna viisumia ihmiselle josta ei ole mitään tietoa (esim kaavake jne). Se on heidän velvollisuus pitää rekisteriä sinusta ainakin niin kauan kun oleskelet maassa. Jos sinulle sattu jotain siellä, niin ainoat tiedot k o valtiolle ovat mahdollisesti ne mitkä löytyvät konsulaatista !